LAPORAN RESMI PRAKTIKUM TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMPUTER

LAPORAN RESMI PRAKTIKUM

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMPUTER

Disusun oleh:

Nama                  : Gabriel Mario Watu Langi

NIM                   : 13/16015/BP

Kelas                  : SPKS ETF

Jurusan               : Budidaya Pertanian

Acara I               : Microsoft Word

Co. Ass              : Casius Ajang Wikarsa

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN STIPER

                                       YOGYAKARTA

2016

I.             ACARA            : I. Microsoft Word

II.          TEMPAT DAN TANGGAL PRAKTIKUM

a.       Tempat         : Laboratorium Komputer

b.      Tanggal        : 13 Januari 2016

III.       TUJUAN

a.       Mengenal Penggunaan Microsoft Word

b.      Dapat Membuat Mail Merge

IV.       TINJAUAN PUSTAKA

Microsoft Word atau Microsoft Office Word atau Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word. Di Office 2013, cukup dinamakan Word. Microsoft Word adalah sebuah program aplikasi pengolah data berupa huruf atau kata yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen, dan lain lain. Sekarang microsoft office word hampir dipergunakan oleh semua orang untuk aktifitasnya, seperti siswa, guru, pekerja, dan pengusaha.

Dalam perkembangan microsoft office (termasuk di dalamnya microsoft word) selalu keluar masing-masing versi untuk pengembangan software office tentunya, yang di antaranya Ms office 1998, office 2003, dan sampai saat ini, versi terbaru dari Microsoft Word adalah Microsoft Word 2013, menggantikan versi terdahulunya yaitu Microsoft Word 2010 dan 2007. Tampilan dalam versi baru ini lebih baik, ada pula tambahan fitur dan koneksi dengan SkyDrive. Koneksi dengan SkyDrive memungkinkan kita untuk menyimpan dokumen secara online agar bisa diakses kapan saja.

Sebagai aplikasi pengolah kata terpopuler, Microsoft Word mempunyai berbagai macam fungsi. Fungsi dan kegunaan Microsoft Word antara lain untuk membuat dokumen dengan cepat untuk membuat dokumen yang bisa dicetak untuk menyimpan dokumen dalam ukuran yang kecil dan format yang beragam untuk membuat tulisan dalam berbagai variasi unuk membuat label surat. Manfaat menggunakan aplikasi Microsoft Word antara lain memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan menghemat waktu menghemat kertas dan biaya.

Suatu aplikasi tentunya juga memiliki kekurangan dan kelebihan. Keunggulan Microsoft Word diantaranya tampilan interface yang bersahabat dapat menyimpan dokumen dalam berbagai format tersedia banyak template tersedia berbagai gaya tulisan terkoneksi dengan SkyDrive memiliki tampilan reading view dan print view. Kelemahan Microsoft Word diantaranya harganya mahal (kecuali jika anda menggunakan versi bajakan) dan ukuran installer besar.

Manfaat dan penggunaan dari Microsoft Word semakin hari kian meningkat dan sudah akrab dengan penggunanya dalam kehidupan sehari-hari. Semua kalangan tentunya sudah tidak asing lagi dengan program dari Microsoft office yang satu ini mulai dari anak-anak, remaja, dewasa, bahkan lansia. Salah satu yang dipelajari pada praktikum Teknologi Informasi dan Komputer yaitu fasilitas Mail Merge yang ada pada Ms. Word yang sangat berguna membantu kita dalam membuat sebuah data yang memiliki format sama tetapi memiliki juga data yang berbeda dan banyak.

Pengguanaan Mail Merge pada Ms. Word misalnya dalam membuat surat undangan. Banyak terdapat format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara, sedangkan yang berbeda misalnya nama dan alamat. Dengan adanya Mail Merge membantu kita dalam membuat sebuah dokumen misalnya surat yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Mail Merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

V.    CARA KERJA

a.       Cara membuat Mail Merge

Dibutuhkan 1 file sebagai surat dan 1 file sebagai database. Database ini akan berisi data berbeda yang dibutuhkan, dan dibuat pada microsoft excel. Misalkan data yang berbeda adalah nama dan lokasi. Buat di excel dan save (save dalam format xls jangan dalam xlsx) dengan nama file database <nama anda>

b.      Ketik dokumen surat seperti yang ada pada lampiran 1 buku petunjuk praktikum.

c.       Kemudian klik Ribbon Mailings, pilih Start Mail Merge, lalu klik step by step Mail Merge Wizard.

d.      Di sebelah kanan layar akan muncul langkah-langkah pembuatan Mail Merge.

e.       Pilih Letters, kemudian klik Next.

f.       Pilih Use the Current, kemudian klik Next.

g.      Klik Browse, sesuaikan tempat kita menyimpan file Database tadi, klik OK, lalu berikut tampilan sesudah terload. Klik Next.

h.      Sesuaikan dengan sheet yang digunakan dan klik OK, kemudian klik OK sekali lagi.

i.        Kemudian klik Mailings dan klik Insert Merge Field (sebelumnya letakkan kursor pada tempat yang sesuai.

j.        Untuk melihat hasilnya, klik Preview Results dan klik prev/next data untuk melihat urutan dan keseluruhan.

k.      Terakhir, klik Finish & Merge untuk mencetak dokumen atau mengirim dokumen melalui email.

VI. HASIL PENGAMATAN

PT. MAJU FLORES Tbk.

Jl. Ahmad Yani No. 17, Alok Timur, Maumere, Flores

No.      : 13/MAJU FLORES Tbk./I/2016

Lamp.  :

Hal       : Permohonan Izin

Kepada Yth.

Bapak Ir. Adi Ruswanto, MP.

Dosen Mata Kuliah Teknologi Pengolahan Kelapa Sawit dan Turunannya

Di FakultasTeknologi Pertanian

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan diadakannya Workshop Keberhasilan Program Perkebunan Indonesia, maka Kami selaku pelaksana kegiatan tersebut bermaksud mengajukan permohonan izin untuk mahasiswa berikut ini :

Nama               : Hari Astaman

No. Mhs.          : 13/16163/BP/SPKS

Mahasiswa tersebut menjadi perwakilan dari kelasnya untuk mengikuti agenda tersebut mengingat pentingnya agenda yang dilaksanakan.

Demikian yang dapat kami sampaikan, atas kerjasama dan perhatiannya disampaikan terima kasih.

Yogyakarta, 13 Januari 2106

Direktur PT. MAJU FLORES Tbk.

Gabriel Mario Watu Langi

VII.    PEMBAHASAN

Acara 1 Praktikum Teknologi Informasi dan Komputer adalah Microsoft Word. Microsoft Word merupakan sebuah program aplikasi pengolah data berupa huruf atau kata yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen, dan lain lain. Tujuan dari acara pertama ini yaitu mengenal penggunaan Microsoft Word dan dapat membuat Mail Merge. Mail Merge sendiri adalah salah satu fasilitas yang ada pada Microsoft Word yang sangat berguna membantu kita dalam membuat sebuah data yang memiliki format sama tetapi memiliki juga data yang berbeda dan banyak.

Pengenalan penggunaan pada Microsoft Word dimulai dari cara membuka program Microsoft Word dan pengenalan fungsi pada tiap-tiap menu serta fasilitas-fasilitas yang ada di dalamnya. Dalam aktivitas sehari-hari Micosoft Word sudah sering digunakan oleh sebab itu praktikum tentang Microsoft Word ini lebih membahas tentang pengenalan dan pembuatan Mall Merge. Sesuai dengan pengertian diatas Mail Marge membantu kita dalam membuat sebuah dokumen misalnya yang isinya sama untuk penerima yang berbedah secara cepat dan mudah. fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya banyak. Mail Merge juga digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Mail Merge menggunakan sebuah database yang memungkinkan untuk dapat menginput data secara otomatis ke dalam dokumen tertentu. Pembuatan Mail Merge pada praktikum Teknologi dan Informasi ini menggunakan sebuah database yang dibuat pada Microsoft Excel. Database yang digunakan berupa sebuah format surat permohonan izin keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan workshop. Mail Merge sangat membantu karena surat merupakan permohonan izin beberapa mahasiswa dengan nomor mahasiswa dan fakultas yang berbeda kepada dosen mata kuliah yang berbeda pula. Apabila surat tersebut diketik atau dikerjakan secara manual maka akan menjadi rumit dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

Pembuatan Mail Merge dilakukan melalui tiga tahapan, yang pertama membuat file database pada Micosoft Excel, kemudian disimpan dengan format xls. Tahap kedua yaitu membuat dokumen isian yang dalam praktikum ini adalah surat permohonan izin untuk mengikuti workshop seperti yang terlampir pada hasil pengamatan, biasanya dibuthuhkan satu file sebagai surat dan satu file sebagai database. Tahapan yang terakhir adalah menggabungkan file database ke dalam dokumen surat sesuai dengan langkah-langkah pembuatan Mail Marge. Mail Merge yang sudah jadi dapat dilihat dengan menggunakan preview result atau mengklik preview atau next data untuk mengecek urutan data secara keseluruhan. Dokumen dapat langsung dicetak atau dikirim melalu email dengan menggunakan Finish and Merge.

VIII. KESIMPULAN

1.      Microsoft word adalah sebuah program aplikasi pengolah data berupa huruf atau kata yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen, dan lain lain.

2.  Penggunaan fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word yaitu untuk pembuatan surat undangan, surat izin, surat pemberitahuan, sertifikat, ampop,  label, dan lain sebagainya.

3.    Mail Merge membantu kita membuat sebuah dokumen yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan murah, terutama bila penerimanya sangat banyak.

4.  Pembuatan Mail Merge dilakukan melalui tiga tahapan yaitu yang pertama pembuatan database pada Microsoft Excel, kedua pembuatan dokumen isian, dan yang terakhir adalah menggabungkan file database ke dalam dokumen isian.

5.  Dibutukan satu file sebagai surat dan satu file sebagai database dalam pembuatan Mail Merge.

6.      Database pada Mail Merge memungkinkan input data ke dalam dokumen secara otomatis.

7.      Dokumen Mail Merge dapat langsung dicetak atau dikirim melalui email

DAFTAR PUSTAKA

Fuad, Agus. 2016. Buku Petunjuk Praktikum Teknologi Informasi dan Komputer. INSTIPER : Yogyakarta.

Anonim. 2014. Pengertian dan Fungi Microsoft Word. http://www.burung-net.com/2014/12/pengertian-dan-fungsi-microsoft-word.html. Diakses tanggal 20 Januari 2016.

Anonim. 2015. Microsoft Word. https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word. Diakses tanggal 21 Januari 2016.

                     Mengetahui                                                       Yogyakarta, 27 Januari 2016

                         Co. Ass                                                                          Praktikan

               (Casius Ajang Wikarsa)                                              (Gabriel Mario Watu Langi)